Как построить модель Excel

Когда дело доходит до построения моделей Excel, на самом деле нет широко принятых рекомендаций, которым следуют пользователи Excel.  Из-за этого построение моделей Excel является скорее искусством, чем наукой.  Каждая модель, с которой вы сталкиваетесь, имеет свои нюансы и причуды.  Даже если они исходят от одного и того же пользователя, поскольку стандартных процессов не существует, модели Excel часто демонстрируют отсутствие согласованности.

Причина, по которой эта проблема существует, довольно очевидна: большинство пользователей Excel просто не тратят время на размышления о том, как они должны структурировать свои модели.  При разработке новой модели мы настолько сосредоточены на построении вычислений и написании формул, что контекст и структура модели редко имеют приоритет.  В других ситуациях мы начинаем строить модель Excel и недооцениваем, как часто нам придется ее использовать.  Со временем, когда мы добавляем все больше и больше компонентов в модель без учета структуры, она вскоре становится громоздкой.

Судя по существующей практике во многих организациях и освещенности этого вопроса в русскоязычном сегменте Интернета концепция построения моделей по-прежнему является серым, неоднозначным предметом.  Цель этого поста-документировать то, что я узнал в своем опыте, и начать создавать стандартную структуру построения моделей Excel.

Чтобы рассмотреть основные навыки построения моделей Excel, я рассмотрю ключевые принципы, предложу базовую структуру вкладок и пройдусь по конкретным шагам, которые следует предпринять. Очевидно, что мое мнение-это всего лишь один из нескольких экспертов Excel, поэтому я ожидаю, что этот пост будет развиваться по мере получения обратной связи.

Основные принципы

Секрет создания хороших моделей Excel заключается в том, чтобы сосредоточиться на пользователе. 

Предположим, что кто-то другой должен будет использовать вашу модель в будущем.

Люди всегда недооценивают, сколько разных пользователей будет проходить модель Excel.  Наличие пользовательского фокуса важно, даже если вы знаете, что вы будете единственным, кто его использует.  Возьмем пример финансовой модели, используемой для подготовки к ежемесячному закрытию.  Каждый месяц либо вы, либо тот, кто владеет этой ролью, должны будете повторять процесс с новыми данными.  В моей карьере было несколько случаев, когда мне приходилось возвращаться к модели, к которой я не прикасался в течение нескольких месяцев, и подчеркивал, пытаясь понять свое оригинальное мышление.

Пожалуйста, имейте в виду, что существует разница между расчетом и моделью.  Мы все открыли Excel раньше только для того, чтобы выполнить быструю математику, которая была бы трудной без калькулятора.  В этих ситуациях принципы построения моделей, вероятно, не являются приоритетными.  Однако, если вы создаете что-то достаточно сложное, чтобы считаться моделью, существует очень высокая вероятность того, что этот процесс придется либо повторить, либо, по крайней мере, объяснить кому-то еще в будущем.

Принимая точку зрения пользователя готовит вас к этому неизбежному переходу.  Это побуждает вас предоставлять документацию, удалять посторонние элементы и не использовать ярлыки, которые могут вызвать путаницу.  Каждый раз, когда вы создаете новую модель Excel, вы должны сосредоточиться на трех ключевых принципах:

Логика

Когда вы завершаете работу над моделью, которую вы строите, вы всегда должны пытаться принять точку зрения кого-то, кто совершенно не знаком с моделью, которую вы строите.  Именно здесь было бы полезно отойти от модели на несколько часов, предполагая, что у вас есть свобода действий для этого.  При построении модели легко сосредоточиться на конкретных выходных данных, которые вам нужно произвести, и забыть общую картину того, что должна делать модель.  Ключевые вопросы, которые вы должны задать себе::

  • Будет ли ваша модель иметь смысл для нового пользователя?
  • Были ли наиболее очевидные проблемы либо встроены в модель, либо рассмотрены в документации?
  • Вы сделали какие-нибудь неинтуитивные предположения?
  • Является ли конечная цель вашей модели очевидной и понятной?

Эффективность

В процессе построения модели новые сведения и требования часто изменяют структуру модели.  Когда это происходит, мы редко возвращаемся назад и перестраиваем всю модель более эффективным способом.  Из-за этого модели могут стать фрагментированными и неэффективными.  Ключ здесь — думать о своей модели Excel целостно: со всем, что вы добавили до сих пор, подумайте о наиболее эффективном способе получить ответ.  Основываясь на времени, которое у вас осталось, вы должны внести коррективы в модель, чтобы отразить этот идеал.  Ключевые вопросы включают в себя:

  • Вы добираетесь до своих конечных результатов наиболее эффективным образом?
  • Есть ли какие-либо вкладки или точки данных, которые вы больше не используете?
  • Вы использовали свое пространство эффективно?
  • Ваши вкладки отформатированы последовательно с точки зрения структуры и расположения?

Прозрачность

В течение своей карьеры я редко сталкивался с моделью Excel с адекватной документацией.  Люди либо слишком заняты, либо слишком ленивы, чтобы тратить время на эту важную характеристику.  Есть две ключевые вещи, которые вы должны понимать о добавлении прозрачности к вашей модели Excel.  Во-первых, документация не обязательно должна быть 20-страничным документом, который объясняет ваш файл; это могут быть буквально комментарии к ячейкам, дополнительные вкладки с примечаниями или даже небольшие описания в формулах.  Во-вторых, любой бит документации, который вы добавляете, полезен; даже если у вас нет времени, чтобы предоставить контекст для всего вашего файла, добавьте заметки и комментарии, где они будут наиболее полезны для пользователя.  Ключевыми вопросами для обеспечения прозрачности являются:

  • Есть ли достаточная документация?
  • Очевидны ли каждая из вкладок и их назначение в модели?
  • Очевидно ли, где находятся входы и выходы модели?
  • Вы скрывали какие-либо вкладки или ячейки?

Как построить модель Excel: Один комментарий

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.